Sausis – laikas, kai daugelis įmonių nusprendžia keisti buhalterį. Priežastys įvairios: verslas išaugo, dabartinis buhalteris nebespėja, norisi skaitmeninės sistemos, trūksta aiškumo ar greitų atsakymų. Tačiau pats perėjimas daugeliui kelia nerimą. Ar nebus prarasti dokumentai? Ar neliks neužbaigtų ataskaitų? Ar nebus problemų su mokesčių inspekcija?
Kai perėjimas suplanuotas, jis paprastai vyksta sklandžiau, nei tikimasi. Kai profesionalios buhalterinės paslaugos keičiamos metų pradžioje, svarbiausia – aiški tvarka ir laikas. Toliau – žingsniai, kurie padeda pereiti be nuostolių ir be streso.
Kodėl būtent metų pradžia
Metų pradžia yra natūrali riba. Ankstesni metai uždaromi, o nauji pradedami nuo švaraus lapo. Kai naujas buhalteris perima apskaitą nuo sausio, aiškiau, kas už kurį laikotarpį atsakingas. Vis dėlto svarbu, kad ankstesnių metų uždarymo darbai, metinės ataskaitos ir deklaracijos būtų aiškiai paskirstyti tarp senojo ir naujojo buhalterio.
Pirmas žingsnis: susitarimas su dabartiniu buhalteriu
Apie sprendimą keisti buhalterį verta pranešti iš anksto, laikantis sutartyje numatyto įspėjimo termino. Svarbu susitarti, kas paruoš praėjusių metų metines ataskaitas ir deklaracijas, kada bus perduoti dokumentai ir duomenys, kokiu formatu bus perduota apskaita.
Profesionalūs buhalteriai paprastai tokį perėjimą priima ramiai – tai įprasta verslo dalis. Kuo aiškiau susitariama, tuo mažiau nesusipratimų vėliau. Naudinga tokius susitarimus užfiksuoti raštu, kad abi pusės aiškiai žinotų savo atsakomybės ribas.
Antras žingsnis: duomenų perdavimas
Svarbiausias perėjimo etapas – duomenų perdavimas. Naujam buhalteriui paprastai reikia apskaitos registrų, likučių, skolų sąrašų, ilgalaikio turto ir atsargų duomenų, darbuotojų informacijos, sutarčių ir prieigų prie reikiamų sistemų.
Patogiausia, kai perduodamas ne tik dokumentų archyvas, bet ir apskaitos duomenys elektroniniu formatu. Tada naujasis buhalteris gali tiesiog importuoti likučius, o ne viską vesti iš naujo. Perduodant dokumentus naudinga surašyti perdavimo aktą, kuriame būtų nurodyta, kas buvo perduota.
Trečias žingsnis: prieigos ir įgaliojimai
Naujam buhalteriui reikės prieigos prie elektroninių valstybės sistemų, pavyzdžiui, Valstybinės mokesčių inspekcijos ir „Sodros“ elektroninių paslaugų, taip pat prie banko išrašų. Prieigos suteikiamos įgaliojimais, o ankstesnio buhalterio įgaliojimus verta atšaukti, kai perėjimas baigtas. Tai svarbu tiek saugumo, tiek aiškumo prasme.
Ketvirtas žingsnis: pirmasis mėnuo
Pirmasis darbo su nauju buhalteriu mėnuo – adaptacijos laikas. Natūralu, kad tuo metu kyla daugiau klausimų nei įprastai, tačiau jie padeda naujam buhalteriui greičiau perprasti jūsų verslą. Naujas buhalteris susipažįsta su verslo specifika, dokumentų srautu, klientais ir tiekėjais. Tuo metu verta būti pasiekiamam klausimams ir aiškiai sutarti, kaip bus teikiami dokumentai: el. paštu, per sistemą, telefono programėle.
Daugelis įmonių būtent keisdamos buhalterį pereina ir prie skaitmeninės apskaitos, kai dokumentai įkeliami į sistemą, o banko operacijos importuojamos automatiškai. Tai sumažina popierių kiekį ir leidžia verslo savininkui realiu laiku matyti finansinę situaciją.
Ką verslo savininkui daryti pačiam
Nors didžiąją dalį perėjimo darbų atlieka buhalteriai, verslo savininkui taip pat tenka keli svarbūs žingsniai. Reikia surinkti visas galiojančias sutartis, peržiūrėti, kokie mokėjimai vyksta automatiškai, ir informuoti darbuotojus, jei keisis dokumentų teikimo tvarka. Taip pat verta peržiūrėti, kas įmonėje turi prieigą prie banko sąskaitų ir valstybės sistemų, ir atnaujinti šią informaciją.
Neretai būtent perėjimo metu paaiškėja, kad dalis dokumentų niekada nebuvo perduoti buhalterijai arba kad kai kurie procesai vyko neformaliai. Tai gera proga juos sutvarkyti.
Klaidos, kurių verta vengti
Dažniausia klaida – perėjimą pradėti per vėlai, kai jau artėja metinių ataskaitų terminai. Kita – neaiškiai susitarti, kas paruoš praėjusių metų ataskaitas. Trečia – neatšaukti senų prieigų ar neperduoti visų sutarčių. Ir ketvirta – tikėtis, kad naujasis buhalteris viską „sutvarkys pats“, kai trūksta dokumentų už praėjusį laikotarpį.
Kaip išsirinkti naują buhalterį
Renkantis naują buhalterį verta paklausti, kokią patirtį jis turi jūsų verslo srityje, kaip greitai atsako į klausimus, kokia sistema naudojama, kaip bus teikiami dokumentai ir ataskaitos, kas jį pakeis atostogų ar ligos metu. Taip pat svarbu aiškiai suprasti kainodarą: kas įskaičiuota į mėnesio mokestį, o už ką mokama papildomai.
Kai kurios įmonės, pavyzdžiui, „RoboLabs“, siūlo planus pagal operacijų ir darbuotojų skaičių bei galimybę sistemą išbandyti prieš apsisprendžiant. Tai patogu, nes galima įvertinti ne tik kainą, bet ir patį darbo būdą.
Pokytis, kuris atsiperka
Buhalterio keitimas gali atrodyti kaip papildomas rūpestis, tačiau tinkamai suplanuotas jis dažnai tampa vienu naudingiausių sprendimų metų pradžioje. Aiškesnė apskaita, greitesni atsakymai ir patogesnis dokumentų valdymas – tai, ką verslas jaučia kiekvieną mėnesį.