Kai reikia pateikti dokumentą užsienio institucijai, žodynas staiga pasipildo terminais, kurių iki tol niekas nevartojo. Patvirtintas vertimas, notarinis patvirtinimas, apostilė, legalizavimas, prisiekęs vertėjas — ir visi jie skamba panašiai, nors reiškia skirtingus dalykus. Toliau — tie klausimai, kuriuos vertimų biurai girdi dažniausiai, ir atsakymai be smulkaus šrifto.
Kuo skiriasi paprastas ir patvirtintas vertimas?
Paprastas vertimas yra tiesiog tekstas kita kalba. Patvirtintas — tas pats tekstas su vertėjo ar biuro deklaracija, kad vertimas atitinka originalą, su parašu, data ir rekvizitais. Institucijoms rūpi ne tik tai, kas parašyta, bet ir kas prisiima atsakomybę už parašymą. Todėl mokykloms, bankams, migracijos tarnyboms ir universitetams beveik visada reikia patvirtinto varianto.
Ką reiškia notarinis vertimo patvirtinimas?
Notaras netikrina vertimo kokybės — jis patvirtina vertėjo parašo tikrumą. Tai reiškia, kad vertėjas asmeniškai pasirašė notaro akivaizdoje, o notaras užfiksavo, kad būtent šis asmuo atliko vertimą. Kai kurios institucijos reikalauja būtent tokio patvirtinimo, ypač teismai, registrų centrai ir kai kurios užsienio ambasados. Vertimų biuras paprastai žino, kada notaro reikia, o kada pakanka biuro patvirtinimo.
Kas yra apostilė ir kada jos reikia?
Apostilė yra tarptautinis dokumento tikrumo patvirtinimas pagal Hagos konvenciją. Ji tvirtina ne vertimą, o patį dokumentą — pavyzdžiui, kad gimimo liudijimą tikrai išdavė Lietuvos institucija. Lietuvoje apostiles tvarko notarai. Svarbi seka: pirma apostilė, paskui vertimas, nes apostilės tekstas taip pat turi būti išverstas. Jei vertimas atliktas anksčiau, dokumentą teks versti iš naujo.
O legalizavimas?
Tai apostilės atitikmuo šalims, kurios nėra prisijungusios prie Hagos konvencijos — pavyzdžiui, daugeliui Azijos ar Afrikos valstybių. Procesas ilgesnis: dokumentą tvirtina Lietuvos užsienio reikalų ministerija, o paskui tos šalies ambasada. Vertimas ir čia atliekamas jau po legalizavimo.
Ar Lietuvoje yra prisiekusieji vertėjai?
Lietuvoje atskiro prisiekusiojo vertėjo instituto, kaip Lenkijoje ar Vokietijoje, nėra. Jo funkciją atlieka vertėjo parašo notarinis patvirtinimas arba vertimų biuro patvirtinimas. Jei užsienio institucija reikalauja „sworn translation”, dažniausiai pakanka notariškai patvirtinto vertimo — bet verta tai pasitikslinti, nes reikalavimai skiriasi net tarp tos pačios šalies įstaigų.
Kiek laiko visa tai užtrunka?
Priklauso nuo grandinės ilgio. Vien vertimas su biuro patvirtinimu — nuo vienos iki kelių darbo dienų. Su notaro patvirtinimu — plius diena. Su apostile — plius kelios dienos, priklausomai nuo notaro užimtumo. Su legalizavimu — savaitės. Todėl planuoti reikia nuo galo: kada dokumentas turi būti institucijoje, ir nuo tos datos skaičiuoti atgal.
„Didžiausia klaida — versti pirma, o klausti paskui. Klientas atsineša jau išverstą dokumentą ir tik tada sužino, kad reikėjo apostilės”, — sako vertimų biuro projektų vadovė (šį klausimą iš anksto išsprendžia profesionalus dokumentų vertimas, kai biuras dar prieš darbą pasitikslina, kokiai institucijai ir kokia forma dokumentas bus teikiamas).
Ar galima viską sutvarkyti nuotoliniu būdu?
Daugeliu atvejų taip. Dokumentai siunčiami skenuoti, biuras verčia, tvirtina ir grąžina elektroniniu ar registruotu paštu. Notariniam patvirtinimui vertėjas atvyksta pas notarą pats — klientui dalyvauti nereikia. Apostilei reikalingas originalas, bet jį galima pateikti per biurą arba tiesiogiai notarui. Iš užsienio gyvenantys klientai visą procesą dažnai tvarko neatvykdami į Lietuvą.
Ką daryti, jei institucija reikalauja kažko, ko Lietuvoje nėra?
Užsienio įstaigos kartais prašo „sworn translator” antspaudo, „certified translator” registracijos numerio ar kitų dalykų, kurie egzistuoja jų šalies sistemoje, bet ne Lietuvos. Tokiu atveju tinkamiausias kelias — pateikti notariškai patvirtintą vertimą su biuro deklaracija ir, jei reikia, trumpą paaiškinimą apie Lietuvos tvarką. Dauguma institucijų tai priima, nes joms svarbu atsakomybės grandinė, o ne konkretus antspaudas. Patyręs biuras tokių situacijų yra matęs dešimtis ir žino, kokia formuluotė dažniausiai tinka.
Kitas dažnas atvejis — reikalavimas, kad vertėjas būtų registruotas tos šalies sistemoje. Čia sprendimas priklauso nuo šalies: kai kur pakanka Lietuvos notarinio patvirtinimo, kai kur dokumentą tenka versti jau toje šalyje. Tai verta išsiaiškinti iš anksto, nes vertimas Lietuvoje gali pasirodyti bereikalingas.
Kiekvienas iš šių terminų atrodo sudėtingas tik pirmą kartą; antrą kartą procesas jau aiškus.
Trumpa atmintinė
Pirmiausia paklauskite institucijos, kokio patvirtinimo reikia. Antra — išsiaiškinkite, ar dokumentui reikia apostilės ar legalizavimo, ir sutvarkykite tai prieš vertimą. Trečia — surinkite visus priedus. Ketvirta — pateikite biurui aiškią užduotį: kokia kalba, kokiai įstaigai, koks terminas. Tada procesas vyksta be grąžinimų.
Penkta — pasitikrinkite, ar pavardžių ir vietovardžių rašyba vertime sutampa su pasu ar kitais jau pateiktais dokumentais: neatitikimas vienoje raidėje yra dažna grąžinimo priežastis.
Jei dokumentų daug ar situacija neaiški, vertimo paslaugos verslui ir privatiems klientams apima ir konsultaciją dėl viso proceso — nuo apostilės iki pateikimo formos. Vienas pokalbis su biuru prieš pradedant dažnai sutaupo kelias savaites.